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干貨 | 金牌外貿(mào)業(yè)務(wù)員的 Checklist

2017/01/12| 閱讀次數(shù)：467

外貿(mào)業(yè)務(wù)員每天的工作除了具有創(chuàng)造性的部分之外，還有很多都是事務(wù)性和程序性的。趕緊對(duì)照金牌外貿(mào)業(yè)務(wù)員的 Checklist，看看你每天的“規(guī)定動(dòng)作”完成得怎樣吧！

及時(shí)回復(fù)客戶詢盤

收到客戶詢盤，是否當(dāng)天或第-二天就給客戶回復(fù)？即使沒法馬上報(bào)價(jià)或者回答客戶的疑惑，是否也及時(shí)回復(fù)郵件，告訴對(duì)方“郵件已收到，大概什么時(shí)候可以回復(fù)他”？

郵件簽名包括所有聯(lián)系方式

發(fā)出去的郵件，是否有完整的簽名，包括自己的名字、公司、電話、手機(jī)、地址等聯(lián)系方式?？蛻粲芯o急事情要聯(lián)系你，但是郵件你沒回，他翻了zui近跟你往來的郵件，都沒有找到電話，這是個(gè)很郁悶的事情。

控制郵件抄送/密送范圍

回復(fù)客戶的郵件，是否能做到回復(fù)該回復(fù)的人，抄送該抄送的人，密送該密送的人？

消滅每一個(gè)語法、拼寫錯(cuò)誤

寫的每封郵件，是否都在發(fā)送前檢查過拼寫、語法、段落、字體，以及標(biāo)點(diǎn)？

郵件內(nèi)容有的放矢

給客戶寫開發(fā)信，或者展會(huì)邀請(qǐng)函，是否能做到一對(duì)一發(fā)送，而不是抄送或者密送？

電話后郵件確認(rèn)跟進(jìn)雙重保險(xiǎn)

有緊急事情跟客戶通電話，通話完后，是否立刻跟進(jìn)郵件，把電話里討論的東西用 Email 復(fù)述一遍給客戶確認(rèn)？

發(fā)給客戶的文件合理命名

給客戶的郵件里，如果有圖片附件，是否做到給每張圖片做好壓縮處理，控制文件大小，并重命名？類似IMAGE1256 這樣的文件名是絕-對(duì)不可以出現(xiàn)的，假設(shè)這張圖片拍的是你這個(gè)訂單出貨時(shí)集裝箱拖柜的箱封號(hào)，那就可以重命名成“l(fā)oading supervision - seal number”，就一目了然。客戶如果要把圖片另存到電腦中，也不需要浪費(fèi)時(shí)間重命名了。

寄樣附上報(bào)價(jià)單

給客戶寄樣品，是否會(huì)把報(bào)價(jià)單打印好，隨樣品一起寄，讓客戶收到樣品后，就可以立刻對(duì)照?qǐng)?bào)價(jià)單看具體的產(chǎn)品參數(shù)和對(duì)應(yīng)價(jià)格？

寄樣附上公司標(biāo)簽

給客戶的樣品，上面是否有 sticker 或者 hangtag，標(biāo)注產(chǎn)品的品名、參數(shù)及自己公司信息和聯(lián)系方式，以及價(jià)格？客戶可能針對(duì)同一款產(chǎn)品問幾家不同的供應(yīng)商要樣品，客戶可能時(shí)間一長忘了，把你的樣品當(dāng)成你同行寄的，結(jié)果訂單給別人了。

樣品務(wù)必妥善包裝

如果樣品用紙箱裝，是否在箱子的上下層，各墊上一塊紙板，以免客戶用刀劃開箱子的時(shí)候，不小心劃傷里面的樣品？

寄樣記得附上名片

給新客戶寄樣品，是否記得在快遞袋或者箱子里，放上自己的名片？而且至少放兩張？因?yàn)橛械臅r(shí)候，客戶自己留一張，然后把另一張給他上級(jí)或者助手。又或者客戶的同事也有類似產(chǎn)品的需求，那他也可以隨手給別人。

寄送文件妥當(dāng)包裝

給客戶寄文件發(fā)票等紙張類東西，是否用塑料袋包好，再裝進(jìn)信封或快遞袋，以免客戶一撕開，就不小心撕破了？另外，塑料袋是否打孔，以免脹氣？

重要單據(jù)掃描留底

樣品被快遞員取走后，是否及時(shí)提供單號(hào)給客戶，并掃描底單作為附件一并發(fā)送？

寄出樣品后即時(shí)跟進(jìn)

寄出的樣品，隨時(shí)在網(wǎng)上查詢進(jìn)展，一旦發(fā)現(xiàn)客戶公司已經(jīng)簽收快件，只要不是客戶本人簽收，是否會(huì)把網(wǎng)頁鏈接和截圖發(fā)郵件給客戶，跟進(jìn)快件進(jìn)展？

重要合同別忘簽字蓋章

跟客戶簽訂的合同，是否在每一頁都有簽字和蓋章？而不僅僅在zui后一頁的簽名處簽字蓋章？